Die Prüfung der Umsatzsteuer-ID Unternehmen, die Leistungen und Lieferungen innerhalb des Binnenmarktes von Europa erbringen oder bekommen, benötigen für eine solche Abwicklung eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr). Dabei ist der Besitz der gültigen USt-IdNr eine der Voraussetzungen dafür, dass alle Leistungen und Lieferungen umsatzsteuerfrei erhalten und erbracht werden können, wenn jenes in einem anderen EU-Mitgliedsstaat ansässige Unternehmen eine anerkannte USt-IdNr besitzt.
Bei innergemeinschaftlichen Leistungen und Lieferungen bzw. solche Leistungen und Lieferungen an ein Unternehmen aus einem weiteren EU-Land muss eine gültige USt-ID beider Unternehmen auf jeden Fall auf der Rechnung angegeben werden. Dabei müssen die USt-IDs auf ihre Gültigkeit geprüft werden.
Die Bedeutung der Umsatzsteuer-ID
Eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer erklärt den Zustand des Abnehmers von Lieferungen nach § 6a Abs. 1 Nr. 2 Umsatzsteuergesetz in Zusammenhang mit § 17d Abs. 1 der Umsatzsteuerdurchführungsverordnung bzw. einer sonstigen Leistung nach § 3a Abs. 2 UStG. So erkennt ein lieferndes Unternehmen in der Praxis die Unternehmereigenschaft des Abnehmers sowie der unternehmerischen Absicht zur Verwendung daran, dass der Kunde über gültige USt-IDNr. In einem anderen EU-Mitgliedstaat verfügt. Jene gültige USt-IDNr. erklärt, dass der Kunde im restlichen EU-Gemeinschaftsgebiet den Gegenstand seiner Lieferung der Umsatz- bzw. der Erwerbsbesteuerung zu überwältigen hat bzw. bei einer weiteren Leistung nach § 3a Abs. 2 UStG die Schuldnerschaft der Umsatzsteuer in dem anderen EU-Mitgliedstaat übernehmen kann (nach § 13b UStG). Eine gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer eines Abnehmers ist eine rechtlich-materielle Voraussetzung für eine Steuerbefreiung. Dabei erleichtert das Bestätigungsverfahren den deutschen Unternehmern die Überprüfung, ob zum Zeitpunkt der Erbringung der Leistung, der Lieferung oder andere Leistungen an einen in einem weiteren Mitgliedstaat innerhalb der EU registrierten Unternehmer ausgeführt worden ist. Dabei muss die Unternehmereigenschaft des Leistungsempfängers nachzuweisen, um die Lieferung – bei Vorhandensein einer weiteren Voraussetzung – als steuerfrei zu behandeln ist. Bei weiteren Leistungen nach § 3a Abs. 2 UStG ist durch den Beweis der Unternehmereigenschaft des Empfängers der Leistung eine Verlagerung der Steuerschuldnerschaft auf den Empfänger der Leistung möglich.
Zudem wird die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer gebraucht, um im Zusammenhang mit der Auslieferung einer Zusammenfassenden Meldung (ZM) beim zuständigen Bundeszentralamt für Steuern nach § 18a UStG zu ermöglichen.
Generell muss die USt-IdNr. im Impressum der Homepage sowie auf den Rechnungen eines Unternehmens angegeben werden. Auf den Rechnungen wird diese normalerweise unterhalb der Adresse sowie der Telefonnummer oder der E-Mail-Adresse des Rechnungsausstellers abgedruckt. Diese kann jedoch auch an anderer Stelle zu finden sein. Von Bedeutung ist dabei, dass sie vollständig, korrekt und eindeutig als Umsatzsteuer-ID zu erkennen ist. Bei solchen Rechnungen über den innergemeinschaftlichen Ertrag müssen gemäß §14 a Abs. 1 UStG einerseits die USt-IdNr. des Leistenden und andererseits jene des Empfängers angegeben werden. Fehlt eine der Nummern, gilt der für die innergemeinschaftliche Lieferung benötigte Buchnachweis nach § 17c UStDV für den Anspruch der Umsatzsteuerfreiheit als nicht herausbracht. Zudem muss jene Rechnung den Vermerk „steuerfrei nach § 4 Nr. 1b i. V. m. § 6 a UStG” bzw. „steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung” tragen.
Die Bedeutung des innergemeinschaftliches Erwerbs
Der innergemeinschaftliche Erwerb ist nach § 1 UStG definiert. Dazu müssen verschiedene Voraussetzungen müssen vorliegen, sodass eine innergemeinschaftliche Leistung oder Lieferung vorliegt:
Bei Warenlieferungen muss der ausgelieferte Artikel in das Bestimmungsland bzw. ein anderes EU-Mitgliedsland erreichen. Dabei muss der Käufer die Ware für sein eigenes Unternehmen erwerben. Dass das der Fall ist, weist dieser nach, indem er dem Lieferanten die USt-IdNr. mitteilt.
Ein Verkäufer darf generell kein Kleinunternehmer sein, denn sie sind von der Umsatzsteuer befreit. Jedoch muss er die Leistung oder die Lieferung im Rahmen seiner Geschäftstätigkeit erbringen oder erstellen. Dies weist dieser nach, indem er steuerfrei liefert und dem Kunden die USt-IdNr. mitteilt.
Für innergemeinschaftliche Dienstleistungs- oder Warengeschäfte gilt grundsätzlich das Bestimmungslandprinzip. Dies bedeutet, dass der Empfänger die Leistung oder die Lieferung in seinem Land zum hier geltenden Umsatzsteuersatz versteuern muss. So ist die Bemessungsgrundlage stets das Netto-Entgelt, welches er dem Verkäufer zahlt.
Die Lieferung in ein anderes Land innerhalb der EU ist dann umsatzsteuerfrei, wenn der Adressat ein Unternehmer ist und die Lieferung für das eigene Unternehmen erfolgt. Der ausgelieferte Artikel muss dabei physisch in das Land gelangen. Als Beweis dafür dient die Gelangensbestätigung. Durch die USt-IdNr. weist der Annehmer nach, dass dieser ein Unternehmer ist.
Mit den innergemeinschaftliche Dienstleistungen verhält es sich analog wie mit Warenlieferungen. Der Empfänger der Leistung weist die eigene Unternehmereigenschaft durch die USt-IdNr. nach. Dabei wird die Leistung an jenem Ort besteuert, welcher die USt-IdNr. des Adressaten ausgegeben hat. Jenes Verfahren wird Reverse Charge genannt und meint die Umdrehung der Steuerschuldnerschaft gemäß § 13 UStG. Dabei muss auf der Rechnung der Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers” zu erkennen sein.
Die Überprüfung der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
Die USt-IDNr. wird generell in das allgemeine Mehrwertsteuer-Informationsaustauschsystem (MIAS) eingefügt. Dies ist eine Datenbank der EU für umsatzsteuerpflichtige Unternehmen und dies kann von jeder Person aus der EU überprüft und eingesehen werden. Dabei ist das MIAS ist ein System für die elektronische Übermittlung der Informationen über die MwSt-Registrierung bzw. die Gültigkeit der MwSt-Nummern von in den registrierten Unternehmen in der EU. Über das MIAS können die Verwaltung der Mitgliedstaaten Informationen sich über innergemeinschaftliche Lieferungen austauschen.
Die Unternehmen mit einer gültigen deutschen USt- IDNr. haben generell die Möglichkeit, ausländische USt- IDNrN. in diesem Bestätigungsverfahren zu überprüfen.
Grundsätzlich ist das liefernde Unternehmen nach § 6a Abs. 4 UStG verpflichtet, alle Angaben des Kunden mit der Sorgfalt eines anständigen Kaufmanns zu prüfen. Wenn nun der liefernde Unternehmer dieser Sorgfaltspflicht bezüglich der Prüfung der Korrektheit der USt-IDNr. nicht nachkommt und sich später herausstellt, dass jene von dem liefernden Unternehmen angegebene USt-IDNr. des Adressaten der Lieferung nicht korrekt gewesen ist, so muss das liefernde Unternehmen mit hohen Steuernachzahlungen rechnen. Um ein solches Risiko zu verhindern und der Sorgfalt des akkuraten Kaufmannes nachzukommen, empfiehlt sich eine Prüfung der USt-IDNr. des Annehmers der Lieferung.
Wenn ein Unternehmer ausschließlicu innerhalb Deutschlands handelt, so ist die Angabe der Nummer im Geschäftsverkehr – zum Beispiel bei der Rechnungsstellung – ausreichend.
Wenn ein umsatzsteuerpflichtiger Regelunternehmer und damit ein Unternehmer, der die Umsatzsteuer regelmäßig an das Finanzamt abführt, jedoch Beziehungen mit einem Regelunternehmer aus einem weiteren Land der EU unterhält, benötigt er eine zusätzliche Umsatzsteuer Identifikationsnummer.
Verschiedene Unternehmen benötigen die Umsatzsteuer-ID. Dies sind vor allem Regelunternehmer, welche die Geschäfte mit anderen Regelunternehmern innerhalb der EU ausführen (B2B).
Keine Umsatzsteuer-ID benötigen zum Beispiel Regelunternehmer, die nur Geschäfte mit Kleinunternehmern oder Privatpersonen in der EU tätigen
Für das B2B-Geschäft gilt, dass ausschließlich mithilfe der Umsatzsteuer-ID die umständliche Beteuerung des Umsatzes bei Geschäften zwischen EU-Ländern genauso abgewickelt werden kann. Dabei handelt sich um eine sogenannte innergemeinschaftliche Lieferung bzw. Leistung.
Die Prüfung ausländischer Umsatzsteuer-IDs
In Europa wird zwischen verschiedenen Steuerkennzeichnungen unterschieden. Dies sind die Steuer Identifikationsnummer (Steuer-ID), die Steuernummer sowie die Umsatzsteuer Identifikationsnummer (USt-ID).
Jede steuerpflichtige juristische oder natürliche Person bekommt eine Steuernummer bzw. seit dem Jahre 2008 zugleich eine Steuer Identifikationsnummer (Steuer-ID) vom zuständigen Finanzamt mitgeteilt. Jene beiden Nummern dienen der Kennzeichnung einer privaten Person oder des Unternehmens in Deutschland. Diese werden eindeutig zugeteilt und werden für sämtliche Verwaltungsvorgänge der Steuerbehörde ein Deutschland gebraucht.
Für Unternehmen, welche Geschäfte außerhalb von Deutschlands tätigen, kann zugleich die Umsatzsteuer-ID (USt-ID) von Bedeutung sein. Diese USt-ID kann lediglich an Unternehmen vergeben werden und sie dient zur Kennzeichnung innerhalb der EU.
Wenn die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer eine deutsche ID ist, so wird dabei auf den Dienst des BZSt zurückgegangen. Dabei kann zu den meisten ausländischen Umsatzsteuer-Identifikationsnummern eine genaue Prüfung vorgenommen werden.
Wenn das Länderkennzeichen für die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer nicht DE ist, dann wird auf das VIES der Europäischen Kommission automatisch zurückgegriffen. Mit jener Quelle kann nur für die Länder Griechenland (EE) und Spanien (ES) eine qualifizierte Überprüfung stattfinden. Für weitere Länder wird die einfache Überprüfung der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer durchgeführt. Bei anderen Ländern wie Italien liefert diese Quelle Name und Adressdaten zur überprüften Umsatzsteuer-ID zurück. Dies ist allerdings vom einzelnen Mitgliedsland abhängig.