Das Mehrwertsteuer-Informationsaustauschsystem der EU (VIES) ist für viele Unternehmen die erste Anlaufstelle zur Prüfung von USt-IdNrn. Doch was passiert, wenn VIES nicht erreichbar ist oder keine gültige Antwort liefert?
Warum fällt VIES aus?
Das System basiert auf einer zentralen Abfrage, greift jedoch auf nationale Datenbanken der EU-Mitgliedstaaten zu. Fällt eine dieser Datenquellen aus, kommt es zu:
- „Service unavailable“-Meldungen
- Zeitüberschreitungen
- Unvollständigen Antworten
- Fehlermeldungen ohne Detailangabe
Besonders zum Monatsende oder bei hoher Last treten häufiger Störungen auf.
Welche Risiken entstehen?
Eine nicht dokumentierte oder fehlerhafte Prüfung kann bei einer steuerfreien innergemeinschaftlichen Lieferung problematisch werden. Ohne gültige Bestätigung besteht das Risiko:
- Nachversteuerung der Lieferung
- Verlust der Steuerbefreiung
- Haftungsrisiken bei Betriebsprüfungen
Unternehmen tragen die Beweislast, dass sie die USt-IdNr. geprüft haben.
Was kannst du konkret tun?
- Prüfung zu einem späteren Zeitpunkt wiederholen
- Screenshot oder Fehlermeldung dokumentieren
- Prüfung zusätzlich über eine alternative Schnittstelle durchführen
- Interne Prozesse definieren (z. B. kein Versand ohne gültige Bestätigung)
Strategische Lösung: Redundante Prüfung
Professionelle Prüfservices greifen nicht nur auf die öffentliche Oberfläche von VIES zu, sondern stellen:
- Stabilere technische Anbindungen
- Automatisierte Wiederholungsversuche
- Protokollierung der Prüfergebnisse
- Dokumentationsnachweise für die Buchhaltung
So wird aus einer fehleranfälligen Einzelprüfung ein belastbarer Compliance-Prozess.
Fazit
Wenn VIES nicht funktioniert, ist das kein seltenes Einzelfallproblem – sondern ein strukturelles Risiko. Wer regelmäßig EU-B2B-Geschäfte abwickelt, sollte sich nicht auf eine manuelle Einzelabfrage verlassen.
Eine automatisierte Lösung mit Protokollierung reduziert Ausfallrisiken und schafft steuerliche Sicherheit.